Ważne kwestie do zapamiętania podczas organizacji...

Przedsiębiorstwa muszą nawiązywać i utrzymywać osobiste relacje z partnerami działającymi w tej samej branży. Nawiązywanie kontaktów z innymi w branży może pomóc firmie zdobyć ważnych partnerów i wysunąć się na pozycję lidera na danym rynku (Thom Singer, MasterCard Biz, 5 REASONS YOU SHOULD ATTEND A CONFERENCE IN YOUR FIELD, 2013). Jednym ze sposobów, w jakie przedsiębiorstwa nawiązują i utrzymują relacje biznesowe, jest organizacja konferencji. Panuje błędne przekonanie, że organizatorem konferencji musi być koniecznie wielka korporacja oraz że wydarzenie to pociąga za sobą ogromne koszty. Jednak konferencję może zorganizować również średniej wielkości firma i zaprosić do siebie lokalnych przedsiębiorców na weekend. Przedsiębiorstwa mogą także poszukać partnerów do organizacji konferencji, aby móc podzielić się jej kosztami. Poniżej zaprezentowano kilka kwestii, o których należy pamiętać, planując konferencję.

Planowanie

W przypadku niewielkich konferencji przeznaczonych dla konkretnej grupy odbiorców wiele czynności firma może wykonać na własną rękę. W ten sposób może uniknąć kosztów konsultacji z ekspertami czy też wynajmu firmy cateringowej. Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest udzielenie odpowiedzi na kilka podstawowych pytań. Kto zostanie zaproszony na konferencję? Jak organizatorzy planują się skontaktować z potencjalnymi uczestnikami? Kto będzie przemawiał? Jakie cele organizatorzy chcą osiągnąć dzięki tej konferencji? Kiedy się ona ma odbyć? Gdzie ma się odbyć? Czy organizatorzy mogą skorzystać z własnej infrastruktury, czy trzeba wynająć pomieszczenia? Czy trzeba będzie zorganizować przejazd, wyżywienie i zakwaterowanie? Odpowiadając na powyższe pytania, można się zdecydowanie lepiej przygotować do organizacji takiej imprezy.

Wyznaczenie harmonogramu 

Dobrze jest zacząć planować konferencję rok wcześniej. Trzeba wyznaczyć termin, do którego najpóźniej uczestnicy muszą potwierdzić chęć udziału. Bazując na liczbie uczestników, można zarezerwować odpowiednie lokum. Jeśli konferencja nie będzie duża, prezentacje będą prawdopodobnie odbywać się w relatywnie niewielkich pomieszczeniach. Należy się upewnić, że każdy uczestnik otrzyma wygodne krzesło konferencyjne do siedzenia, a prelegent będzie miał do dyspozycji niezbędny sprzęt. Po zarezerwowaniu lokalu należy potwierdzić uczestnictwo prelegentów, gdyż dopiero potem można przygotować materiały reklamowe (Purdue University, SMART CONFERENCE PLANNING – HOW TO PLAN AND HOST A SUCCESSFUL CONFERENCE, n.d.).

Po konferencji

W zależności od zamierzonych celów konferencji po całym wydarzeniu trzeba wykonać szereg różnych czynności: skontaktować się z potencjalnymi klientami, podjąć negocjacje w celu zawiązania spółki typu joint venture, przesłać uczestnikom materiały itp. Podjęcie działań po konferencji jest równie ważne, jak to, co się dzieje podczas niej. Jeśli organizacja takiego wydarzenia wydaje się zbyt wielkim przedsięwzięciem, można pomyśleć o zaplanowaniu jednodniowego seminarium. Taka imprezę jest łatwiej zorganizować, a poza tym może się ona odbyć w firmowej sali konferencyjnej. Jedną z firm, gdzie można kupić wysokiej jakości meble konferencyjne, takie jak stół konferencyjny czy krzesła do niego, jest AJ Produkty. Więcej informacji znajduje się w witrynie internetowej tego producenta.